Alimentação Escolar – Redesign do estoque

Client

Lemobs

Role

Planning &
Development

Time-frame

6 months

Overview

Alimentação Escolar é um software de gestão da alimentação escolar de acordo com as diretrizes do Programa Nacional de Alimentação Escolar (PNAE).
A solução está presente em mais de 60 escolas municipais em Maricá – RJ.

Neste case apresentamos como lidamos com a melhoria de uma funcionalidade que recebia diversos relatos no atendimento.

Problems

Periodicamente, nossa equipe analisa os dados do atendimento ao cliente.
Em uma dessas análises, identificamos diversos relatos sobre o cadastro de baixa e controle do estoque de alimentos da escola.

  • Os usuários se confundiam para cadastrar a baixa do estoque;
  • Tinham dúvidas sobre os campos que precisavam preencher;
  • Relatavam que demoravam muito tempo para fazer a baixa do estoque.

Goals

A partir do problema, buscou-se entender como é feito o controle do estoque na escola e como o produto está envolvido neste processo.

Vale mencionar que os usuários desta funcionalidade são diretores das escolas, que possuem diversas responsabilidades como controlar o estoque de alimentos, receber alimentos dos fornecedores, pedir alimentos.

Planejamento e Processo

Usamos por grande parte do projeto os processos presentes na metodologia de Design centrado no usuário, veja quais foram as etapas deste projeto.

User Flow exploratório

Com o objetivo de entender como a baixa de estoque estava funcionando no aplicativo e encontrar dores do usuário, fizemos este User Flow exploratório. Foram utilizados dois cenários, sendo um no qual a diretora deseja realizar uma baixa no seu estoque e outro no qual ela deseja consertar uma baixa errada que foi cadastrada.

Através do mapeamento, pudemos inserir diversas observações no fluxo e nos campos presentes em cada tela, resultando em uma matriz CSD juntamente com sugestões.

Matriz CSD

Ter o fluxo do usuário construído nos deu ótima visão sobre as dores do usuário, porém, durante o processo, além de obtermos diversos ingiths e informações, surgiram também diversas dúvidas e questões, que foram organizadas em uma matriz CSD. Essa foi uma ótima forma de documentar e organizar todas as informações

Conversa com outras equipes

Este foi um dos processos mais importantes durante o projeto. Compilamos todos os dados e dúvidas que tínhamos até então e fomos colher o feedback e o ponto de vista de outras áreas da empresa que também tinham contato direto ou indireto com o usuário sobre os pontos levantados e possíveis caminhos que poderiam ser viáveis também.

Profissionais do atendimento ajudaram a esclarecer algumas suposições sobre o comportamento do usuário frente a certos problemas. Enquanto os profissionais de tecnologia, nos ajudaram com alguns insights sobre a viabilidade técnica de algumas soluções encontradas

Wireframes

Tendo como base as etapas anteriores foram elaborados wireframes a fim de prototipar de forma rápida as ideias e necessidades que as novas telas deveriam ter para resolver os problemas e dificuldades encontradas nas telas atuais do sistema.

User Flow melhorado

Com base nos apontamentos e insights obtidos ao conversar com outras equipes, pudemos rapidamente ajustar nossas propostas e criar um novo fluxo, mais completo e realista.

Protótipo de alta fidelidade

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Uso de cabeçalhos e indicadores de passos afim de garantir a visibilidade do sistema

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Campo de busca para otimizar os processos do usuário com grande quantidade de informação

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Alimentos listados e organizados em ordem alfabética, facilitar a leitura.

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Ação principal destacada de forma direta com uso de ícone e palavra

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Melhoria da hierarquia visual da tela usando tipos de fontes e tamanhos diferentes, para dar mais clareza

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Novos dados como quantidade disponível e data de atualização, tornando muito mais fluido o processo de preenchimento.

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Instruções para situar o usuário com relação a tela

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Novo atalho para Zerar alimento, agilizando a baixa de um alimento por completo

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Inserção e cálculo de dados em tempo real, automatizando processos e oferecendo a visão sobre como ficará o estoque.

Maiores mudanças

Tendo como base as etapas anteriores foram elaborados wireframes a fim de prototipar de forma rápida as ideias e necessidades que as novas telas deveriam ter para resolver os problemas e dificuldades encontradas nas telas atuais do sistema.

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Falta de hierarquia visual, com campos desorganizados não necessários nesta etapa

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Cadastro de baixa de alimentos divididos por Lotes, sendo necessário contas para encaixar a quantidade total em cada lote

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Remoção de campos, inserção de dados com tamanhos diferentes que reforçam a hierarquia visual

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Cadastro da quantidade total utilizado do alimento e o sistema automaticamente irá dividir entre os Lotes

Validação com usuários

Após a criação dos protótipos com as propostas de melhorias, agendamos uma reunião com alguns dos principais stakeholders e usuários, as mudanças propostas foram muito bem recebidas, validando assim, nossas percepções iniciais.

Impact

Redução de Atendimentos - Dúvidas

-83% de atendimento após três meses

Engajamento ao longo do fluxo

+22% usuários que chegam até o final

Aprendizados

  • As pesquisas realizadas foram cruciais para entender o problema antes de criar a solução, reduzindo o custo de retrabalho
  • Descobrimento de dores dos usuários para assim sistematizar parte do processo, agilizando o trabalho da diretora e com isso, consequente adaptação do sistema à realidade da escola e diretores
  • Maior relacionamento com outras equipes pois dessa forma, todos juntos entendemos os problemas e buscamos pelas melhores soluções para o negócio, tecnologia e design